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Email et politesse : tout un art

C’est acté depuis plusieurs années : l’email est beaucoup plus utilisé que la plume dans les correspondances personnelles et professionnelles.  Pour les amateurs de belles lettres, cette promotion technologique est parfois considérée comme une régression linguistique : internet et la téléphonie mobile auraient contribué à “oraliser” les échanges écrits. Au banc des accusés : les emails donc, mais  aussi les forums de discussions, les messageries instantannées et autres SMS.

Alors, le “SMS-writing” et le clavardage ont-ils  infecté l’écriture “formelle” ? A en juger par les mails que je reçois sur ma messagerie perso, après tout, la question est justifiée. “RDV 2m1 à 8h” : il y a mieux comme préambule à un rendez-vous galant.

Laisser tomber la plume
L’email a-t-il sonné le glas de la politesse ? Oui, disent les académiciens. Mais les garants de la langue française oublient un paramètre essentiel dans leur analyse : il est évident qu’en changeant de support, on change de langage. Mais on n’y sacrifie pas nécessairement la politesse. Du papier à lettres au clavier, le style change, pas le savoir-vivre.

Conseils pour écrire un email
De la même manière qu’on apprend à rédiger sur papier, on peut apprendre les conventions de l’écriture mail. Dans un contexte professionnel, elles sont devenues indispensables. Question de crédibilité, gage de sérieux, de fiabilité… Et de politesse.

Voici les règles d’or de “l’écriture mail”  :

- Montrez patte blanche : Paramétrez votre compte mail pour être clairement identifié par votre destinataire : votre nom doit lui apparaître clairement à la réception du message (votre adresse mail n’est pas forcément significative)
- Un objet précis et concis. Ce champ est le plus difficile à renseigner. Car on a tendance à vouloir y résumer le contenu du mail. L’objet est en fait une forme de “teasing”, il doit être incitatif (et néanmoins  informatif !). Sélectionnez quelques mots-clés et évitez les banalités : “infos”, “mercredi 13 mai”.
-  Limitez le nombre de destinaires. Ou bien cachez-les en copie dans la catégorie “invisible”. Ca donne une touche personnelle au mail, même si votre destinataire sait qu’il s’agit d’un envoi groupé… Et ça évite les spams!
- Pas d’écriture en capitale. Ni dans l’objet, ni dans le corps du message. Sinon, vous signifiez à votre destinataire que vous HURLEZ !
-  Soyez bref. Deux paragraphes en moyenne pour un mail classique… Variable bien sûr selon la situation (ex : candidature).
- Limitez les pièces-jointes. La règle est simple : On met tout ce qu’on peut dans le corps du message. Evitez les documents Word très courts en copie ! (à voir cependant avec la règle précédente;)
- Finir en beauté : On finit un mail avec une touche de courtoisie… mais on modère ses élans. Le poussiéreux “Veuillez agréer…” est à proscrire.  La formule consacrée: “Très cordialement”… Sobre et efficace.

L’email, une affaire de gentleman…